Директору или сотруднику деньги на рабочие покупки выдавайте под отчёт, а потом принимайте авансовый отчёт с чеками; покупки, оплаченные личной картой, тоже возмещайте по документам. Так каждая трата подтверждена документом. ИП, тратящему свои деньги на свой бизнес, подотчёт не нужен — хватит документа на расход. Требуйте чеки к каждому авансовому отчёту.
72 приёма о налогах своего бизнеса в России: как выбрать режим и не потерять право на него, когда появляется НДС, какие взносы ИП платит за себя, как держать рабочие деньги отдельно, вести учёт и хранить документы, платить с выплат людям, отчитываться и отвечать налоговой — и что поручить бухгалтеру. У каждого приёма названо, когда он не нужен.