Пометку «оплачено» или «проверить» записывайте значением в отдельном столбце, а не цветом ячейки. Цвет не отфильтровать формулой и не посчитать, при выгрузке в другой формат он пропадает, а его смысл знает только тот, кто красил. Подсвечивать ячейки на время просмотра можно, если пометка уже записана словом. Замените одну цветовую пометку в своей таблице столбцом со словом-значением.
72 карточки о работе с таблицей от вопроса до отправки: что решить до первого фильтра, как устроить столбцы и строки, как осмотреть и почистить полученную выгрузку, как пересчитать и соединить таблицы, не потеряв и не задвоив строк, как собрать итоги по группам, какой график ответит на ваш вопрос, как проверить вывод и как передать результат. Каждая карточка — один приём, названная область, где он работает, и действие, которое можно сделать сразу над своей таблицей.